1. Begin al vroeg met sparen

Wanneer je start als freelancer, is het al een hele klus om een volwaardig maandelijks inkomen op te bouwen. Sparen? Daar kan je enkel van dromen! ‘Financiële reserves’ en een ‘appeltje voor de dorst’ lijken (nog) niet voor jou weggelegd. Maar zo hoeft het niet te zijn. Ook al begin je klein, op den duur kan je toch al een mooie basis opbouwen. ‘Slow and steady wins the race’ is het juiste motto! Enkele praktische tips:

• Zet 1-5% van elke netto ontvangst op je spaarrekening.
• Rond iedere betaling af naar het vorige veelvoud van 5 en zet het verschil opzij.
• Bijvoorbeeld: je ontvangt netto € 53,20. Zet dan € 3,20 opzij.
• Maak een domiciliëring voor een makkelijk haalbaar bedrag (al is het maar € 10) naar je spaarrekening.
• Krijg je een onverwachte extra som? Zet de helft opzij en doe met de andere helft iets leuks.

Wacht dus niet tot het einde van de maand met het idee “Wat er dan over is, zet ik wel aan de kant”. Je zal dan namelijk zien dat er meestal niets meer over is om opzij te zetten. Maak van sparen een concreet item en plan het in je financiële agenda, net zoals je andere maandelijkse kosten. Bedragen van een paar euro kan je eigenlijk altijd wel missen (sla misschien die overheerlijke maar peperdure Latte Caramel een keertje over). Zet je iedere maand € 10 aan de kant? Dan heb je na enkele jaren wel een paar honderd euro waar je jezelf geen pijn voor moest doen. Naarmate je bedrijf groeit en je meer ruimte krijgt op financieel vlak, kan je je maandelijkse spaarbedrag verhogen. Neem bijvoorbeeld elk half jaar even de tijd voor een ‘spaarcheck‘.

• Hoeveel heb je tot nu toe gespaard?
• Heb je elke maand kunnen sparen?
• Was je maandelijkse bedrag makkelijk haalbaar?
• Heb je je spaargeld al moeten gebruiken of kon het ongestoord groeien?
• Is het mogelijk om je maandelijkse bedrag met € 5 of € 10 te verhogen?

Kom je tot de conclusie dat het niet elke maand mogelijk was om iets opzij te zetten? Schroef dan het bedrag terug naar een som die je echt ELKE maand kan missen. Dat werkt beter voor je motivatie dan de lat te hoog leggen en zo regelmatig je doel niet te halen.

Nog meer financiële tips nodig? Lees dan zeker mijn 7 financiële tips voor beginnende zelfstandigen!

2. Niet elke klant is een goede klant

Natuurlijk heb je na het starten met je freelance eenmanszaak niet altijd de mogelijkheid om kieskeurig te zijn wat opdrachtgevers betreft. Je bent misschien al blij met elk kruimeltje werk dat jouw kant op komt! Maar toch zijn er klanten waar je best niet zomaar ‘ja’ zegt, hoe krap bij kas je ook zit. Vaak voel je al vanaf de eerste communicatie dat er iets niet helemaal pluis is. Misschien is het slechts een buikgevoel, of misschien zijn er duidelijke tekenen. Enkele ‘red flags’ of voortekenen van een problematische klant:

• Ze willen niet (veel) betalen, maar beloven je referenties of meer werk en zeggen dat het een ‘kans is om ervaring op te doen’.
• Ze doen moeilijk over het betalen van een voorschot of vinden je prijzen veel te hoog.
• Ze vertellen je dat ze al 5 andere freelancers afgeblazen hebben omdat zij er ‘niets van konden’.
• Ze eisen een onhaalbaar snelle oplevering.
• Ze verwachten dat je 24/7 beschikbaar bent.
• …

Als je slechts een of twee van deze tekens ziet kan je nog proberen de klant op het rechte pad te brengen. Stel je voorwaarden en maak jouw manier van werken duidelijk. Werkt dat niet of zie je echt te veel red flags? Twijfel dan niet om deze kans aan je voorbij te laten gaan. Geloof me, je bespaart jezelf een heleboel hoofdpijn en stress.

3. Neem een boekhouder

Of je nu wil freelancen in hoofd- of bijberoep, een goede boekhouder is vanaf je opstart een absolute meerwaarde. Hij of zij doet namelijk veel meer dan enkel je belastingen en boekhouding. Mijn boekhouder hielp me bij het aanvragen van een btw-nummer bij de kruispuntbank, hij gaf me tips over welke ondernemingsvorm het best bij me past, hoe ik mijn correct tarief bepaal,… En ook nu kan ik steeds beroep doen op zijn expertise.

4. Bereid je zaak voor op een crisis

Als er één ding is dat ik als jonge ondernemer tijdens de coronacrisis heb geleerd, is het dat het essentieel is om je bedrijf zo goed als het kan voor te bereiden op noodsituaties. Een pandemie is trouwens niet de enige vorm van een crisis die jou en je zaak kan overkomen. Jijzelf of iemand in je naaste omgeving wordt ziek of heeft een ongeval, je vindt weken- of maandenlang niet genoeg opdrachten, je krijgt onverwachte hoge kosten, je sociale bijdragen worden verhoogd, door een dispuut met een klant moet je gerechtelijke stappen ondernemen, … Maar hoe kan je je zo goed mogelijk voorbereiden op het onverwachte? Wel, een goede financiële buffer (zie tip 1) zorgt al voor wat gerustheid. Hiermee kan je in het beste geval een bepaalde periode overbruggen en financiële problemen voorkomen. Verder is het verstandig om in periodes van overvloed vooruit te denken. Je hebt misschien deze maand wel genoeg werk, maar hoe zit het met volgende maand? En de maand daarna? Blijf actief naar opdrachten zoeken, ook al heb je het druk. Neem bijvoorbeeld als doelstelling dat je voor de komende maand 80% volzet bent en de maand daarop voor 60 à 70%. Zorg bovendien ook voor een stappenplan voor het geval dat je zelf werkonbekwaam wordt. Geef iemand die je vertrouwt toegang tot je laptop en/of kantoor en je belangrijke documenten. In geval van nood kan hij of zij dan je klanten op de hoogte brengen zodat zij niet opeens in de kou staan. Je kan daarnaast ook kiezen voor een verzekering gewaarborgd inkomen. Over verzekeringen gesproken; er zijn diverse formules om je te beschermen tegen schadeclaims, dure gerechtskosten, … Op deze pagina van sociaal verzekeringsfonds Xerius vind je een handig lijstje.

4. Bied meerdere diensten/producten aan

En dat omwille van twee redenen:

• Je zorgt zo voor meerdere bronnen van inkomsten (en dus een stabieler inkomen).
• Je hebt meer afwisseling in je werk.

Dus kan jij naast teksten schrijven ook prachtige foto’s maken? Of ben je daarnaast ook een heuse Instagram-expert? Vermeld dat dan op je profiel en zorg voor een aantrekkelijke website die je skills in de verf zet. Wil je nog een stapje verder? Creëer een product dat een passief inkomen voor je verdient. Enkele voorbeelden:

• Maak een online cursus over iets waar je een expert in bent.
• Open een webshop en verkoop via drop-shipping.
• Start een blog en laat Google advertenties plaatsen.
• Verkoop digitale producten zoals grafische ontwerpen, e-books, handige documenten, …

Ook al word je er waarschijnlijk niet rijk van, met een of meerdere bronnen van passief inkomen hoef je niet elke maand vanaf € 0 te starten. En wie weet kan je jezelf zo af en toe een vrij dagje gunnen!

Psst … Wil jij weten hoe je nu écht geniet van zo’n vrije dag? Hier vind je mijn acht tips.

5. Stel grenzen voor jezelf en je omgeving

De coronapandemie had volgens mij één voordeel (ja, dat heb ik net echt geschreven): thuiswerk wordt sindsdien veel serieuzer genomen. Voorheen werd er al wel eens lacherig gedaan over iemand die van thuis uit werkt en/of freelancer is: “Thuiswerken, dat is toch niet écht werken, hé? Je kan de hele dag gewoon in je pyjama zitten!” “En wanneer ga je weer op zoek naar een echte job?” Sinds Covid zijn heel wat van die vooroordelen de wereld uit geholpen. Veel mensen moesten plots van thuis uit werken en konden zo aan den lijve ondervinden dat zo’n home office niet altijd zo gezellig en relaxed is als ze dachten. Wonen en werken in dezelfde omgeving kan lastig worden als je het niet juist aanpakt. Voor je het weet wordt je dag een grote chaotische soep van werk en privé. Je kreeg al twee keer onverwacht bezoek over de vloer (want je bent toch thuis, hé!), de poetsvrouw/je kind/de hond rende net voor de 34ste keer door je Zoom-meeting en om half 3 in de namiddag nog in je pyjama hangen voelt opeens toch niet zo leuk als je hoopte. Oh ja, zei ik al dat elke verloren minuut ook een minuut zonder inkomen is? Goed plannen en grenzen stellen is dus essentieel als je productief wil blijven en niet gek wil worden.  Enkele praktische tips (jep, ik houd van lijstjes):

• Werk niet vanuit de zetel of aan de keukentafel. Zorg voor een afgebakende werkruimte in huis. Dat kan een aparte kamer zijn, maar ook een rustig hoekje waar jij je vaste werkplek van kan maken is prima. Zo is het makkelijker om mentaal tussen werk en privé te kunnen switchen.
• Stel een goed werkschema op. Verdeel je dag in een bepaald aantal blokken (bijvoorbeeld een blok per uur of halfuur). Plan dan een blok in voor vaste taken (zoals je website onderhouden of social media posts maken) en vul de overige blokken met opdrachten. Doe dit voor de huidige week en plan enkele weken vooruit zodat je steeds weet waar er nog ruimte is voor nieuwe dingen.
• Praat met je vrienden, familie, partner, … over je werk. Vaak beseffen mensen gewoonweg niet dat een kort bezoekje of babbeltje moeilijk is tijdens je werkuren. Sterker nog; vaak gaan mensen ervan uit dat jij helemaal geen werkuren hebt! Je bent toch je eigen baas? Maak hen dus duidelijk dat je wel degelijk vaste werkuren en deadlines hebt. Vertel er gerust ook bij dat onderbrekingen je uit je concentratie halen en je zo kostbare tijd (en geld) verliest.
• Neem voldoende rust. Pauzeer na maximaal twee uur doorwerken, en eet niet achter je laptop. Zorg tenslotte voor minstens één (liefst twee) volledig vrije dagen per week.

Dé oplossing voor de nadelen van thuiswerken? Ontdek hier mijn 5 tips!

Ben je met deze zes tips klaar om in je avontuur als zelfstandige freelancer te duiken en je ondernemingsnummer aan te vragen? Super! Wist je trouwens dat je als freelancer een stuk professioneler overkomt met een kwalitatieve website? Bij Karibu Design kan je in een handomdraai jouw website laten bouwen voor een zacht prijsje. Wil je weten hoelang het bouwen van zo’n site precies duurt? Dat verklap ik je in dit artikel. En als je straks een heuse stroom aan bezoekers op je website wil, gebruik je best de tips in dit artikel. Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht Starten als freelancer? 5 essentiële tips verscheen eerst op Karibu Design.

Als je zoals ik niet vaak een dagje vrij neemt, kijk je er vermoedelijk dubbel zo hard naar uit. Je maakt een lijstje in je hoofd van alles wat je die dag zou kunnen doen. Je wil wel eens een dagje naar de wellness, of lekker gaan shoppen zonder de drukte van het weekend. Of misschien kan je eindelijk die ene rommelkast thuis opruimen! Het huis zelf een grondige poetsbeurt geven lijkt je ook een goed idee. Hoewel … een dagje echt niksen en bankhangen met Netflix klinkt ook erg aanlokkelijk. Dat heb je wel verdiend na al dat harde werk, toch?

Helaas zijn 24 uur echt te weinig om al die dingen in te proppen. Het resultaat? Na een dagje niksen voel je je schuldig – je had immers veel meer kunnen doen. Of je voelt je gefrustreerd omdat je de hele dag in de weer was met allerlei taakjes, en uiteindelijk geen seconde hebt kunnen ontspannen.

Dat moet toch anders kunnen! Lees dus verder voor mijn 8 tips om te genieten van je vrije dag zonder schuldgevoel of frustratie.

1. Doe een of twee vervelende taakjes

Ontspannen is zo veel makkelijker als je het gevoel hebt dat je al productief bent geweest. Kies dus een of twee taakjes en begin er in de ochtend al aan. Plan bijvoorbeeld ’s ochtends tussen 9 en 11 uur in voor het inleveren van je postpakketje, het opruimen van je huis en het boodschappen doen.

Doordat je die onvermijdelijke taken in één keer afhandelt, voel je je productief en vermijd je tegelijk dat ze de hele dag in beslag nemen.

2. Laad je batterijen op jouw manier op

Zelf heb ik nood aan regelmatige alleen-tijd om mijn batterijen op te laden. Maar jij voelt je misschien als herboren na wat quality time met je vrienden en/of familie. Ongeacht wat voor jou het best werkt – ken jezelf om te bepalen wat jij nodig hebt om te genieten van een vrije dag. Het is niet omdat de rest van de wereld naar de sauna gaat om te relaxen, dat jij dat ook moet doen.

3. Beweeg

Weet je waar je pas echt moe en lui van wordt? Precies – van niksen!

Plan dus ook een momentje voor beweging in. Fysiek bezig zijn is een geweldige manier om je stemming te verbeteren en je goed te voelen in je lijf. Je hoeft daarom geen kilometers te gaan fietsen of een uur gewichten te heffen. Een halfuurtje wandelen kan al erg deugddoend werken.

4. Doe een dutje

Ontelbare wetenschappelijke onderzoeken hebben de voordelen van een middagdutje al aangetoond. Denk aan een verbeterd concentratievermogen, verlaagd stressniveau, … Op een vrije dag pik je dus al deze voordelen gemakkelijk mee! Een dutje van zo’n 20 minuten is ideaal.

5. Overdrijf niet met alcohol en cafeïne

Je hebt op een dagje vrij tijd om uitgebreid en ontspannen te ontbijten. Een tweede of derde kopje koffie gaat er dus zo in! Ook na het bovengenoemde middagdutje kan een espresso een goed idee lijken om weer in actie te schieten. En misschien ga je ’s avonds lekker uit eten of geniet je van een glas wijn op de bank.

Iedereen die me kent, weet dat ik zelf een echte koffiejunkie ben. Ook een goed glas wijn krijgt van mij zelden een ‘nee’. Als je echter al aan je zesde espresso van de dag zit, is het een beter idee om een glas water te drinken of een korte wandeling te maken om je weer fris te voelen.

Kijk ook ’s avonds niet te diep in het glas om te vermijden dat je de volgende dag met een kater aan je werkdag moet beginnen.

6. Plan een speciaal verwenmomentje

Wil jij genieten van je vrije dag? Leg jezelf dan eens goed in de watten! Neem een uitgebreid bad, kook of bak een lekker tussendoortje of kruip onder een dekentje voor je favoriete feel good film.

7. Doe een mini digitale detox

Het is je vrije dag, dus snel even die ene e-mail van je werk checken of die collega sms’en is een no-go! En ja, dan heb ik het ook tegen mezelf. 😉 Dat is voor velen best moeilijk. Je moest maar eens iets superbelangrijks missen!

Ook als je jezelf betrapt op eindeloos scrollen op Facebook of Instagram, is het tijd voor actie. Beheer je blootstelling aan sociale media feeds en e-mails op een slimme manier. Zet meldingen uit, je telefoon op stil of trilfunctie en houd hem niet de hele tijd in je buurt.

Stel ook een automatisch antwoord in voor je e-mails.

8. Bereid je ochtend al voor

Ook morgen kan je nog een beetje genieten van je vrije dag! Maak de volgende ochtend een stuk aangenamer door ’s avonds al wat voorbereidingen te doen. Ruim de keuken op, maak je lunch klaar en stel het koffieapparaat in. Je toekomstige zelf zal morgenochtend erg blij zijn met die paar minuutjes extra tijd.

Hopelijk maak jij met deze acht tips van jouw volgende vrije dag een productieve, ontspannen dag waar je met plezier op terugkijkt! Als je het trouwens moeilijk vindt om die vervelende taakjes aan te vatten, lees je hier mijn vijf tips tegen uitstelgedrag. Of kies één van de andere interessante artikels hieronder!

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht Met deze 8 tips haal jij het meest uit je vrije dag verscheen eerst op Karibu Design.

Als je mijn website al eens eerder bezocht, dan heb je vast gemerkt dat ze sinds enkele dagen een volledig nieuwe look heeft. En ja – ik ben er écht wel trots op! De nieuwe site toont veel beter wie ik ben en wat ik doe. Daarnaast heb ik ook heel wat geleerd uit dit hele proces. Die ervaringen wil ik dan ook graag delen met iedereen die de zin in ‘rebranding’ voelt kriebelen.

1. Plan je eigen project alsof je voor een klant plant

Voor webdesignklanten stel ik aan het begin van een project een overzichtelijke planning op. Ik schat het totaal aantal uren in op basis van de grootte van het project, splits het op in verschillende fases en bepaal deadlines per fase. Dat heeft een hoop voordelen:

• een duidelijk overzicht voor klanten;
• meer klantbetrokkenheid in het project;
• stiptere aanlevering van content door klanten;
• veel minder kans op vertragingen;
• een overzichtelijke planning voor mij door de opsplitsing in verschillende fases (installatie, ontwerp, afwerking, optimalisatie, …);
• realistische deadlines voor klanten zonder mezelf te veel druk op te leggen;
• betere inschatting van hoeveel projecten tegelijk mogelijk zijn.

En zo kan ik nog wel even doorgaan. Zoals je ziet zijn er niet enkel voordelen voor de klanten, maar ook voor mij.

Als zelfstandige kan je volledig zelf bepalen wanneer en aan wat je werkt. Er is geen baas die over je schouder komt kijken en je op de vingers tikt. Superleuk! Maar dat kan ook een nadeel zijn. Taken die je niet zo leuk vindt of die minder vlot verlopen durven zonder goede planning wel eens naar de achtergrond te verdwijnen. Maar ook werk aan je eigen zaak komt vaak op de allerlaatste plaats.

Dat was ook bij mij reden nummer 1 waarom mijn website uiteindelijk véél later online ging dan oorspronkelijk gepland. Werk voor klanten gaat altijd voor, nieuwe opdrachten sloeg ik natuurlijk ook niet af. Zonder inkomsten is er namelijk geen bedrijf om te vernieuwen, toch? Dus na een vlotte start in de zomer van 2021 viel de rebranding van Karibu Design helemaal stil door een toestroom aan werk en de bijhorende overvolle planning.

Als je veel werk hebt, ben je vaak helemaal niet bezig met het werven van nieuwe klanten. Dat is ook een vraag die ik als webdesigner vraag krijg:

Mijn zaak heeft klanten genoeg! Heb ik dan wel een nieuwe website nodig?

Een website is niet enkel een manier om nieuwe klanten te werven. Het is als het ware je online uithangbord, in 2022 belangrijker dan ooit. Bestaande klanten vinden er makkelijk je contactgegevens op terug, je kan pronken met voltooide realisaties, je kan er veel gestelde vragen op beantwoorden of bijvoorbeeld online afspraakmogelijkheden aanbieden. Een goede website is een volwaardig teamlid van je bedrijf.

Bovendien vinden klanten een bedrijf zonder (professionele) website een stuk minder betrouwbaar.

Reden genoeg dus om zo’n rebranding zo vlot mogelijk door te voeren, klanten in overvloed of niet.

Plan je project dus in en geef jezelf een deadline. Voorzie ruimte genoeg voor het werk voor je klanten, maar kies bijvoorbeeld een vaste (halve) dag per week voor je rebranding. Of doe zoals ik en plan dagelijks één uur hiervoor in.

2. Houd je voortgang bij

Ik word altijd heel blij van het zien van groei en vooruitgang. Daarom houd ik ook zo veel van checklists; dingen afvinken geeft me erg veel voldoening. Vind je dat herkenbaar? Dan zal je net als ik ook erg veel baat hebben bij een voortgangsdocument voor je project of rebranding. Het motiveert en je ziet in één oogopslag hoe je project vordert.

Vernieuw je je website of ontwerp je een nieuwe huisstijl? Maak dan in een simpel Word- of Exceldocument een tabel met drie kolommen. In de eerste kolom maak je een lijst van alle pagina’s van je website of onderdelen van het designproces. In de tweede kolom kan je dan vinkjes zetten, of de cel inkleuren met een ‘statuskleurtje’.  En in de laatste kolom is er plaats voor nota’s. Bij mij zag het er zo uit:

Vind je deze tabel handig? Klik hier om mijn gratis template te downloaden en gebruik ‘m zelf!

3. Jij beslist

Een tweede paar ogen kan soms van onschatbare waarde zijn bij het website vernieuwen of rebranden. Als je zelf de hele dag naar een ontwerp hebt zitten staren, raak je soms vast in een eindeloze cirkel van aanpassingen en twijfel. Een buitenstaander kan soms ook foutjes ontdekken die jij over het hoofd ziet. Vraag dus zeker aan je partner, een goede vriend of collega om ook eens een blik te werpen op je creatie.

Maar onthoud wel: de eindbeslissing ligt bij jou. Welke naam, welke kleuren, welk logo, welke verwoording, … Het is aan jou om dat te bepalen. Anderen kunnen hun mening en tips geven, maar JIJ beslist. Alleen zo krijg je een resultaat dat perfect toont wie jij bent.

4. Goed is goed genoeg

Als ik deze tip van begin af aan had gevolgd, was mijn website vermoedelijk al met kerst online geweest. Maar ik bleef dingetjes herwerken, stukken tekst anders verwoorden, … Het kon altijd NOG beter!

Mijn brein kwam telkens met nieuwe ideeën. Ik wilde mijn website gebruiken als uithangbord voor mijn webdesignkwaliteiten, dus wilde ik steeds de nieuwste designtrends integreren. Alleen: aangezien mijn website vernieuwen meer dan een paar maanden duurde, was er altijd wel ergens inspiratie te ontdekken. Er was altijd wel iets nieuwers, beters, moderners. Maar zoals het in onze digitale wereld zo vaak is, is iets dat gisteren splinternieuw was vandaag alweer bijna hopeloos verouderd. Je kán niet met alle trends meegaan. Kies daarom voor een hedendaagse look die tegelijkertijd ook als tijdloos kan gelden.

En bovendien: streef niet naar perfectie. Als je ontwerp goed is en je bent tevreden, trek er dan ook een definitieve streep onder en noem het ‘af’. Een website kan je ook na lancering nog tig keren aanpassen.

En nog een tip: verzamel je voorbeelden en inspiratie zoveel het kan VOOR de start van je project. Blijf je kijken naar andermans werk, dan blijf je leuke ideeën tegenkomen en is het heel moeilijk om bij je beslissing te blijven.

5. Je bent je eigen grootste vijand

Misschien herkende je de rode draad doorheen de vorige tips al: de grootste reden voor twijfel, uitstel, verwarring, ontevredenheid, … ben je zelf. Wees je dus erg bewust van je eigen zwaktes en laat ze niet de bovenhand nemen. In mijn geval speelde mijn perfectionisme me gigantisch parten. Bij jou is dat misschien uitstelgedrag of een gebrek aan timemanagement.

Pak die demonen dus actief aan en verlies het grote doel niet uit ogen. Zaken zoals een statusdocument of een goede planning helpen jezelf in het gareel te houden.

6. Ken je grenzen

Je website of bedrijf rebranden is iets dat je zoveel mogelijk zelf in handen wil nemen. Wat je zelf doet, doe je immers beter – toch?

Er zijn inderdaad honderden programma’s en apps waarmee je makkelijk een logo of website zelf kan ontwerpen. Maar als jij de theorie achter GOED design niet kent (en nee, goed design is niet hetzelfde als mooi design), kan je dan wel het maximale uit die tools halen? Op zo’n manier dat jij en je bedrijf al vanaf de eerste klik juist getoond worden?

Erken wanneer je hulp nodig hebt en neem een professional onder de arm. Hij of zij kan in een paar uur meestal meer realiseren dan jij in enkele weken. Het resultaat zal de investering meer dan waard zijn, en zo blijft er voor jou meer tijd over om te doen waar jij écht goed in bent: jouw zaak runnen!

Denk aan deze tips, en je website vernieuwen of bedrijf rebranden zal een stuk makkelijker verlopen. Wil je die splinternieuwe website ook nog eens zelf supersnel maken? Lees dan mijn tips om je website sneller te maken. Meteen goed scoren in Google? Zorg dan dat je je website ook van goede SEO voorziet. Hier lees je wat SEO is en hoe je eraan begint.

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht 6 dingen die ik leerde uit het vernieuwen van mijn eigen website verscheen eerst op Karibu Design.

1. Timeboxing

Ook al klinkt het als vechten tegen de tijd, timeboxing maakt van tijd net je vriend. Met deze methode ga je de hoeveelheid tijd die je aan een bepaalde taak besteedt beperken. Wij mensen hebben namelijk de neiging om elke minuut die we voor een taak gepland hebben ook effectief te gebruiken. Verbaas jij jezelf soms ook met hoe snel je iets eigenlijk gedaan kan krijgen als je al bijna te laat bent? Of hoe jonge koppels op tv een volledig huis in slechts enkele weken tijd kunnen renoveren voor een wedstrijd? Jep, dat is Parkinson’s Law. Met timeboxing ga je dus strakkere deadlines zetten voor jezelf. Verdeel je werkdag in enkele blokken en zorg voor een timer zodat je de voorziene tijd niet overschrijdt. Plan ook kleine pauzes in!

2. Automatiseer simpele taken

Niemand speelt graag voor papegaaitje. Dus ga na welke taken je zou kunnen automatiseren, bijvoorbeeld facturatie en/of herinneringen voor verzonden facturen (ik vertrouw hiervoor op Moneybird). Maar automatiseren kan ook voor veel andere taken. Geen poetsprins(es)? Schaf een robotstofzuiger aan. Vergeet je steeds je website te controleren op updates? Neem een onderhoudsabonnement of schakel automatische plugin-updates aan. Geen zin om op vakantie je sociale media te updaten? Plan vooraf een paar posts in.

3. Beloon jezelf meer (mijn favoriet onder de tips tegen uitstellen)

Zorg voor een positievere associatie bij het afronden van een taak. En wat is er positiever dan een kleine beloning voor jezelf? Die beloning hoeft daarom niet altijd iets ongezonds te zijn. Denk aan een kwartiertje lezen, een lekkere kop koffie, een zalig warm bad, een wandeling met de hond, een goed glas wijn, …

4. Wees niet te perfectionistisch

Als je op mij lijkt, dan heb je de neiging om eindeloos in een taak verzeilt te raken omdat het naar je eigen gevoel gewoon nog niet goed genoeg is. Laat je inner perfectionist achterwege en doe wat je KAN binnen de voorziene tijd. Zeker met creatief werk is er geen duidelijke eindstreep, er is altijd nog wel iets dat beter of anders kan. Durf tevreden te zijn met wat je gedaan hebt en zet dat groene vinkje!

5. Ga de confrontatie aan met jezelf

WAAROM stel je een bepaalde taak uit? Als je jezelf die vraag durft te stellen en actief kan nadenken over het antwoord, ben je al een stap dichter bij het overwinnen van je uitstelgedrag. Is de taak te groot en weet je niet hoe je eraan moet beginnen? Is de taak zo saai dat je al in slaap valt door er maar gewoon aan te denken? Vind je de taak gewoon te moeilijk? Identificeer je struikelblokken en probeer ze zo veel mogelijk uit de weg te ruimen. Verdeel een overweldigende taak in een paar kleine taken, vraag hulp als je de taak te moeilijk vindt of automatiseer.

Ik hoop dat je met deze vijf tips tegen uitstellen je innerlijke uitstelmonster de baas kan. Een kleine troost: ik druk elke ochtend ook minstens vijf keer op snooze. 😉 Is naast uitstelgedrag ook time management een zwak punt voor je? Lees dan hier mijn lijst van ultieme apps voor time management.

Het bericht Stop met uitstellen (ja, vandaag nog) verscheen eerst op Karibu Design.

Stel je voor: je ideale klant komt op jouw website terecht en wil een beetje meer te weten komen over de persoon achter het bedrijf. Welke beleving krijgt hij of zij op jouw ‘Over’ pagina?

• Tja, weer eentje met een saaie opsomming van ervaringen en opleidingen.
• Wat een tof mens! Hier heb ik volgens mij wel een klik mee.
• Ehhh … WAAR is de ‘Over’ pagina?

Vaak zijn mijn klanten verbaasd als ze in hun maandelijkse bezoekersrapporten keer op keer de ‘Over’ pagina als één van de vijf meest bezochte pagina’s op hun website zien. Website-eigenaars zijn immers nogal laks als het gaat over de content van die pagina. Meestal wordt deze nog snel-snel vlak voor de afronding van de website erin geflanst. Hier heb ik me ook al schuldig aan gemaakt!

Wil je echter dat die potentiële klant een knoop doorhakt bij het bezoeken van jouw website (een bestelling plaatst, een sessie boekt, een reservatie maakt, …), dan wordt het tijd dat we je ‘Over’ pagina eens deftig onder de loep nemen. Klaar?

Grijp de aandacht met opvallende tekst

Je kent het wel, zo’n stukje tekst dat je aandacht plots helemaal te pakken heeft en dat je in een zucht uitleest. Dat is wat je wil voor je ‘Over’ pagina. Ga voor een opvallende eerste zin die je bezoekers als het ware aan de haak slaat. Schrijf gerust een paar kladversies, want meestal ga je niet voor je eerste poging. Let er ook op dat je je richt tot je ideale klant.

Benoem de problemen van je ideale klant

Welke problemen los jij voor je klanten op? Met welke zaken hebben ze nu moeite, waarom gingen ze op zoek naar iemand zoals jij? Zorg ervoor dat je deze pijnpunten benoemt. Zijn je klanten in tijdsnood, hebben ze nood aan ontspanning, krijgen ze te weinig klanten, …

Bevestig dat ze bij jou aan het juiste adres zijn

Nadat je de pijnpunten hebt benoemd, ga je je bezoekers vertellen waarom jij de geknipte persoon bent om die issues op te lossen. Wat is er zo uniek aan jou en jouw producten/diensten? Wat kan jij doen dat niemand anders kan?

Stel jezelf voor (jep, nu pas)

Je startte met het centraal stellen van de klant en zijn/haar problemen, daarna maakte je de overgang naar jezelf. Nu is het dus het perfecte moment om jezelf voor te stellen aan de lezer. Wie ben je? Wat drijft je? Hoe werk je? Wat zijn je waarden? Welke ervaringen heb je? Welke opleidingen? Details mogen!

Presenteer jezelf als autoriteit

Het is nu niet het moment om bescheiden te zijn. Haal al je zelfzekerheid uit de kast en beschrijf in geuren en kleuren welke voordelen er komen kijken bij een samenwerking met jou. Niet bang zijn dat sommige bezoekers afhaken als ze merken dat jullie geen match zijn, die klanten wil je sowieso kwijtraken.

Extra info

Schep nog maar een beetje op. Als je ooit een award gewonnen hebt of verschenen bent in de media (positief natuurlijk), dan vermeld je dat! Ook testimonials, quotes van klanten, projecten waar je extra trots op bent, … hebben hier allemaal een plaatsje verdiend.

Toon je menselijke kant

Je hoeft niet enkel stoer en zakelijk over te komen. Toon je persoonlijkheid met wat leuke weetjes over jezelf, je hobby’s, een leuke anekdote, …

Nodig de klant uit tot actie

Ok – genoeg gepraat. Tijd voor actie! Nu wil je dat de klant overgaat tot een boeking/bestelling/reservatie. Zorg dus voor een duidelijke call to action en vertel je klant precies wat je nu van hem of haar verwacht. ‘Boek hier’, ‘maak een afspraak’, ‘vraag je offerte aan’, …

Et voila – bij deze kan je hopelijk een heel eind verder met het schrijven van je ‘Over’ pagina. Neem de tijd en schrijf een kladversie (of 10) totdat je helemaal tevreden bent over de inhoud. Daarna pas ga je de lay-out perfectioneren en eventueel afbeeldingen toevoegen. Wil je verder ook een killer footer voor je website? Hoe je een goede footer invult, lees je hier. Wil je wat hulp bij het schrijven van een goed stuk tekst voor je pagina? Neem dan gerust contact met me op.

Het bericht Hoe schrijf je een goede ‘Over’ pagina verscheen eerst op Karibu Design.

Om succesvol aan de slag te gaan als zelfstandige, heb je een paar basic skills nodig. Dan denken de meesten aan discipline, jezelf kunnen verkopen, veel werklust hebben, … Vaak wordt echter vergeten dat je ook goed moet zijn in het regelen van de financiële aspecten van het runnen van een bedrijf. Want je eigen baas zijn heeft dan wel veel voordelen, het staat ook synoniem voor onregelmatig inkomen, veel administratie en boekhouding, het regelen van pensioen, verzekeringen, … Een goede planning en je financiële flow op de voet volgen is erg belangrijk.

Ondertussen ben ik sinds oktober 2017 baas in mijn eigen zaak, en heb dus de moeilijkere beginjaren (én de coronacrisis) overleefd. Die periode heeft me het een en ander geleerd, en dus deel ik graag in dit artikel mijn 7 tips voor beginnende zelfstandigen.

1. Neem een boekhouder voor een juiste administratie

Ja, ik weet dat velen een boekhouder weggegooid geld vinden als ze ‘maar’ een eenmanszaak hebben of zelf graag de administratie doen. Maar sinds dag 1 ben ik enorm dankbaar voor mijn boekhouder (shout-out naar Yves Leekens van Lyvema). Niet enkel heeft hij de 45 000 vragen beantwoord die ik als beginnende zelfstandige had, hij geeft me altijd tips en advies en denkt met mij en mijn zaak mee.

Met een boekhouder hoef je je niets aan te trekken van belastingaangiftes, btw-berekeningen, … De tijd die je anders zelf hierin zou moeten investeren, kan je dan spenderen aan wat écht telt: werk voor klanten en voor je eigen zaak!

2. Budgetteer, budgetteer, budgetteer

Misschien budgetteer jij al je hele leven, misschien heb je nog nooit met een budget gewerkt. Hoe dan ook – als startende ondernemer hoort een budget vanaf nu bij je dagelijkse leven. Onstabiel inkomen is één van de onvermijdelijke realiteiten, en dus helpt een budget je bij het gladstrijken van de pieken en dalen in je omzet.

In principe is budgetteren niet meer dan ervoor zorgen dat je uitgaven altijd lager liggen dan je inkomen. Klinkt simpel genoeg, maar in de praktijk is het allemaal niet zo evident. Gelukkig zijn er verschillende tools die je hiermee kunnen helpen. Zelf gebruik ik (ook privé) graag de app Our Budget Book, voor iets uitgebreidere wensen is er YNAB (You Need A Budget) voor Android en iOS. Maar je kan ook gewoon werken met een spreadsheet als je dat makkelijker vindt.

3. Houd je zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden

De mantra ‘Houd werk en privé gescheiden’ is zeker ook van toepassing op financieel vlak. Het is onmogelijk om het overzicht van je financiële situatie te behouden als je persoonlijke en zakelijke rekeningen niet gescheiden zijn. Als eenmanszaak ben je niet verplicht om hiervoor een aparte businessrekening te openen, maar ik raad het je van harte aan.

4. Zorg voor voldoende financiële noodreserves

Het leven van een zelfstandige is onvoorspelbaar. Hoe voorzichtig je ook bent en hoe goed je ook plant, vroeg of laat raak je in een droge periode. Dat is nu eenmaal één van de beroepsrisico’s. Om zo’n droge periode goed te doorstaan, zorg je best voor een goede noodreserve. Dat is als beginnende zelfstandige natuurlijk niet vanzelfsprekend; je bent al blij als je eten kan kopen tijdens die eerste maanden. Van sparen en financiële ademruimte is dan vaak geen sprake. Leg dus de lat aanvankelijk niet te hoog en streef bijvoorbeeld naar een reserve die een maand lang je leefkosten zou kunnen dekken. Uiteindelijk kan je dat uitbreiden naar 3 tot 6 maanden.

Maar HOE dan, Katrien? Wel, door gedisciplineerd te zijn in tijden van overvloed. Verdien je tijdens een bepaalde maand meer? Geef die extra inkomsten dan niet (volledig) uit aan toffe spullen of uitjes, maar deponeer ze in je noodreserve. Als je ooit op droog zaad komt te zitten, zal je er blij mee zijn.

De rekening die je gebruikt voor je noodreserve is best een gewone spaarrekening waar je steeds aan kan als je het nodig hebt, ook al zijn de intresten niet bijster interessant.

5. Zorg voor meerdere bronnen van inkomsten

In tegenstelling tot een werknemer, komen je inkomsten als zelfstandige uit verschillende ‘bronnen’. Zo doe ik naast webdesign ook copywriting en vertalingen. Daarnaast verkoop ik ook onderhoudsabonnementen voor websites en ook hosting zit in mijn aanbod. Door op die manier te zorgen voor verschillende inkomstenbronnen, stroomt er elke maand wel IETS binnen en moet je niet vanaf 0 werken. Hoe meer bronnen je hebt, hoe stabieler je cashflow wordt. Als je daarnaast in de mogelijkheid bent om een dienst aan te bieden waar klanten zich op kunnen abonneren of inschrijven of je kan een langlopend contract scoren, zorg je alvast voor een (gedeeltelijk) vast inkomen.

6. Denk aan je pensioen en verzekeringen

Als zelfstandige bouw je wel een klein pensioen op (in België weliswaar), maar het is niets in vergelijking met dat van werknemers. Dus moet je ook dit zelf in handen nemen. Gelukkig bieden de meeste sociale verzekeringskantoren mooie pakketten voor pensioensparen. Zo is er het Vrij Aanvullend Pensioen en het Sociaal Vrij Aanvullend Pensioen. Je kan zelf kiezen hoe veel je per jaar kan bijdragen, én er is ook nog eens een mooi belastingvoordeel aan gekoppeld.

Bij de opstart van je zaak is het ook een goed idee om te kijken welke verzekeringen noodzakelijk zijn als je gaat ondernemen. Denk aan een aansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstand en een inkomensverzekering. Maak eventueel een afspraak bij je bank of verzekeringskantoor om te ontdekken welke formules er bestaan.

7. Vergeet Vadertje Staat niet

Ooit gehoord van de 60/40-regel? Dat werd me door mijn boekhouder ingefluisterd. 60% van je inkomsten (na aftrek van de btw) zet je aan de kant, 40% is voor jezelf. Alleszins, dat is een goede vuistregel. Als starter is het zeker wennen om je zuurverdiende centen grotendeels aan de staat te moeten betalen.

Het voordeel is wel dat je als zelfstandige dan weer veel uitgaven kan inbrengen als beroepskosten en via je belastingen (deels) kan recupereren. Denk aan kosten voor reclame en marketing, internet, telefonie, je kantoor, kantoorbenodigdheden, vervoerskosten, reiskosten die gerelateerd zijn aan je bedrijf, …

Als beginnende zelfstandige is je eerste belastingbrief vaak een onaangename verrassing. Als je een boekhouder hebt, stuurt deze je na zijn berekening vaak al een schatting van je schuld. In de beginjaren zijn je belastingen vaak nog koffiedik kijken, na een tijdje weet je al iets beter wat je kan verwachten.

Ziezo, dit waren mijn 7 financiële tips voor beginnende zelfstandigen. Geld verdienen is zoals je kon lezen niet de enige stap in de weg naar financiële zekerheid, bewust bezig blijven met je inkomen is de sleutel. Ook wat tips nodig voor time management? Lees dan mijn artikel over mijn ultieme apps voor time management. Hier lees je verder mijn verhaal over mijn eerste maand als zelfstandige.

Het bericht Mijn 7 financiële tips voor beginnende zelfstandigen verscheen eerst op Karibu Design.

1. Heb ik de tijd genomen om mijn emoties te laten bezinken?

Als je boos of geïrriteerd bent, kruipen die emoties meer wel dan niet via je toetsenbord rechtstreeks je mail in. Ook maak je sneller de fout om te hard te zijn (als iemand anders in de fout is gegaan) of in de verdediging te schieten (als je zelf fout bent). Dus ook al heb je deze tip misschien al eens gelezen of gehoord, vergeet nooit hoe belangrijk het is om eerst even af te koelen.  Ga dus even wandelen, lucht je hart bij iemand je die vertrouwt, …

Zelf vind ik het volgende erg opluchtend: Schrijf een onverbloemde FAKE mail in Word, Kladblok, met pen en papier, … waarin je je emotie de vrije loop laat en onbeteugeld zegt wat je zou willen zeggen. Wees wel eerlijk met jezelf en schrijf zo’n mail enkel als je honderd procent zeker bent dat je deze mail nooit gaat verzenden. Vandaar dat je ‘m best niet in je e-mailprogramma zelf opstelt om een OMG-NEE-KOM-TERUG-MAIL-scenario te vermijden.

2. Zitten er geen overdreven of misplaatste vriendelijkheden in de mail?

Je kent het wel, zo’n mail die ontploft van de nepcomplimenten of zinnen als ‘wij wensen u een goede ontvangst van dit bericht’ en ‘ik kijk uit naar uw antwoord’ terwijl de kern van de zaak helemaal niet aangenaam is. Net zoals jij heeft ook jouw ontvanger meteen door dat dit niet oprecht is. Mensen willen het liefst van al gewoon de waarheid horen. Blijf dus bij de kern, maakt niet uit of je nu een offerte afzegt, iemand laat weten dat hij/zij de job niet krijgt of uitlegt waarom je in iets niet geslaagd bent.

3. Ben ik niet aan het zeuren?

Dit puntje vult het vorige aan. NIET zeuren. Blijf bij de hoofdzaak en licht deze toe. En best meteen. Goede voorbeelden zijn:

‘Na een fijne, langdurige samenwerking heb ik besloten om …’
‘Bij deze laat ik u weten dat we met een andere partij in zee gaan.’

Licht je boodschap al dan niet toe, maar ga geen alinea’s vol ‘uitleg’ typen. De kernwoorden zijn eerlijkheid, directheid en duidelijkheid. Er is zo goed als nooit een reden voor brute of gemene mails.

4. Blijf ik weg van veralgemeningen?

Hiermee bedoel ik het gebruik van woorden als iedereen, niemand, altijd, nooit, … Als je die woorden gebruikt bij het schrijven van moeilijke e-mails lijkt het alsof je overdrijft. Bovendien kom je over als iemand die niet echt moeite wil doen om de hoofdzaak (grondig) toe te lichten.

5. Geef ik het voordeel van de twijfel?

Mensen vullen onbekende elementen van een situatie graag zelf aan op basis van aannames. Dat gebeurt niet enkel op de werkvloer natuurlijk, maar overal om ons heen. Controleer dus altijd of de dingen waar je zo boos over bent klinkklare feiten zijn, of aannames die je onbewust maakte. Een voorbeeld:

Je nieuwe medewerker (een schoolverlater) is voor de derde keer deze maand te laat op het werk. Hij ziet er elke ochtend erg moe en apathisch uit. Bij de eerste keer zie je het door de vingers, bij de tweede keer wordt je lichtjes geïrriteerd en bij de derde keer besluit je hem op het matje te roepen. Zit hij tot 3 uur ’s ochtends te gamen of zo?! Bij het gesprek blijkt dat zijn zwaar zieke moeder enkele keren met spoed in het ziekenhuis moest worden opgenomen.

Als je het hele verhaal niet kent, ga je op basis van aannames deze onbekende stukjes voor jezelf aanvullen om het verhaal compleet te maken. En dat heeft invloed op je reacties. Geef iemand steeds het voordeel van de twijfel. Het is het echt waard, zéker bij het schrijven van moeilijke e-mails of bij het brengen van slecht nieuws. Maak het niet moeilijker door het maken van foute aannames.

6. Breng ik naast de feiten ook begrip?

Deze tip is erg belangrijk als je zelf (of één van je medewerkers, leveranciers, …) in de fout bent gegaan. Bijvoorbeeld: er is iets misgegaan bij de levering van een product en nu moet je de klant laten weten dat de leveringsdatum uitgesteld wordt. Vergeet dan nooit dat je niet enkel uitlegt WAAROM deze fout zich heeft voorgedaan, maar ook dat je weet hoe vervelend dit voor hem/haar is en dat je de situatie betreurt. Empathie is essentieel! Het kan de relatie met je klant redden in gevallen waar een fout niet meer kan worden rechtgezet.

7. Is een telefoongesprek misschien beter?

Ik geef het toe – ik ben géén beller. Of toch niet voor moeilijke gesprekken. In zo’n gevallen vind ik het veel aangenamer om mijn woorden rustig zwart op wit uit te typen en te overlopen. En ja, deze checklist is voor moeilijke e-mails, maar behalve voor Candy Crush is je telefoon ook handig om … te bellen. Soms is dat echt de betere zet. Zéker in gevallen van miscommunicatie of als je het gevoel hebt dat jij en je contactpersoon naast elkaar heen praten (lees: mailen).

8. Gebruik ik de juiste structuur?

Ben je echt geen schrijfheld en weet je niet waar te beginnen? Of houd je van een bepaalde structuur voor moeilijke e-mails? Gebruik dan de SCRAP-structuur.

Situation: Wat zijn de feiten? Wat is er gebeurd?

Complication: Waar liep het mis, hoe ontstond het probleem?

Resolution: Welke mogelijke oplossingen zijn er?

Action: Wat zijn de volgende stappen die jij gaat nemen of waarvan je verwacht dat ze genomen worden?

Politeness: Beleefd en vriendelijk afsluiten.

Een voorbeeld:

Beste Jan

Ik heb je designvoorstel voor de website van klant X goed ontvangen en vanochtend bekeken. (SITUATIE)

Ik zag dat je gekozen hebt voor een donkerrode accentkleur voor de knoppen en links, maar de klant wilde specifiek een fel blauwe kleur als accentkleur. (COMPLICATIE)

We moeten dus de huidige rode kleur overal op de website vervangen door een passende felblauwe kleur. In de bijlage vind je enkele blauwe kleurcodes die zouden kunnen matchen met de andere kleuren. (OPLOSSING)

Ik zou je dus willen vragen de kleuren te corrigeren zodat we het designvoorstel tijdig kunnen doorsturen. (ACTIE)

Mocht je vragen hebben, stuur me gerust een mail of bel me. (BELEEFDE AFSLUITER)

Met vriendelijke groeten

Geen zorgen, oefening baart kunst. Terwijl ik tijdens mijn eerste jaar als zelfstandige soms een uur deed over één klein ongemakkelijk mailtje, heeft de ervaring me ondertussen een stuk sneller doen worden. Ik wacht tot ik kalm ben, zorg dat ik de feiten niet verwissel met aannames en giet alles in een bondige maar duidelijk gestructureerde (en beleefde) mail. Boos worden of problemen negeren heeft nog nooit iets opgelost, dus rep je naar je toetsenbord en begin met oefenen!

Lukt het je echt niet om de juiste verwoording te vinden? Neem gerust contact (ook via Facebook) met me op en ik doe mijn best om je te helpen met formuleren van je boodschap. Om je workflow nog beter te stroomlijnen en productiever te worden, kan je in dit blogartikel mijn 7 apps vinden voor het ultieme timemanagement.

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht Mijn checklist voor het schrijven van moeilijke e-mails verscheen eerst op Karibu Design.

1. Freelancers houden van eenzaamheid

Toegegeven – ik doe het best goed in m’n eentje. Maar daarom ben ik nog niet asociaal of sluit me dagen aan een stuk alleen op. Als thuiswerker heb je de luxe om te kiezen wanneer je alleen of in gezelschap werkt. Voor de pandemie ruilde ik mijn bureau thuis regelmatig in voor een tafeltje in een café, trok naar de bib of een co-workingspace. En daar was ik zeker niet de enige; veel freelancers houden van samen alleen werken. Net zoals studenten tijdens de blok vaak samen zitten te studeren, motiveert het ook freelancers om anderen te zien werken.

Sommige van mijn taken werk ik zelfs beter af als ik niet thuis alleen achter de PC zit. De creatieve delen van mijn job zoals webdesign, grafisch ontwerp of posts voor mijn social media ontwerpen lukken me veel beter met wat achtergrondgeluid. Idealiter het gezellige gerumoer en de sfeer van een koffiehuis. Voor drogere taken zoals administratie of mailing doe ik graag beroep op een ‘serieuzere’ omgeving zoals de bib. Zéker op dagen waar de motivatie een beetje zoek is, helpt het enorm om een stimulerende omgeving op te zoeken. Dat heeft de lockdown bijna onmogelijk gemaakt.

2. We werken altijd alleen

Dit vooroordeel sluit wat aan op het vorige. Niet alleen staan freelancers bekend als halve kluizenaren, iedereen lijkt ook te denken dat we altijd alleen werken. Oké, we brengen veel tijd alleen door – maar net zoals vele andere freelancers werk ik vaak mee aan groepsprojecten. Zo ben ik één van de vaste vertalers van een groot bedrijf uit Kortrijk, een team dat regelmatig samenkomt voor opleidingen en vergadert over de lopende projecten. Ook maak ik vaak websites in onderaanneming en sta dan dus ook nauw in verbinding met de opdrachtgever.

Ook dat soort meetings heeft het coronavirus naar Zoom en Skype verbannen. En ik denk dat iedereen ondertussen wel heeft ondervonden dat dit soort vergaderingen veel onpersoonlijker is.

3. Onze ideeën verschijnen op magische wijze

Ja hoor, mijn beste ideeën krijg ik steeds languit liggend op de bank met de laptop op mijn schoot en mijn 67ste koffie van die dag in mijn hand. I wish! Nieuwe ideeën ontstaan bij mij vooral in nieuwe, inspirerende omgevingen en na kennismaking met interessante mensen.

4. We krijgen enkel werk via de pc

Het is natuurlijk waar dat ook voor corona erg veel business digitaal verliep. Op freelanceplatforms en Facebookgroepen is heel wat werk te vinden, maar het gemak van reageren vanuit je ‘luie’ bureaustoel heeft ook nadelen. Zo is het erg moeilijk om op te vallen tussen tientallen andere reacties, want de concurrentie is moordend.

Daarnaast is het ook zo dat het gros van mijn klanten besliste om met mij in zee te gaan mede door een persoonlijke connectie. Checken of je een klik hebt met iemand kan niet via de anonimiteit van mails of Facebookreacties. Zaken doen en deals sluiten via de digitale weg verloopt veel droger dan via persoonlijke ontmoetingen. Je bent één van de vele offertes voor de neus van een potentiële klant, en de beslissing draait uiteindelijk veel meer om de goedkoopste prijs dan om de keuze voor de juiste mensen. Bovendien zijn er ook bepaalde types klanten waar je als freelancer liever niet mee wil samenwerken. Deze ‘slechte vangst’ kan je online veel minder filteren dan na een persoonlijke ontmoeting.

5. Freelancen is maar tijdelijk

Ik noem mezelf heel bewust nooit ‘freelancer’. Niet omdat ik deze titel niet leuk vind, maar omdat het minder serieus genomen wordt dan bijvoorbeeld ‘webdesigner’, ‘copywriter’, ‘online specialist’, … Freelancen wordt vaak als tijdelijke job beschouwd, een beslissing die je nam omdat niemand je in dienst wilde nemen.

Nochtans zijn de meeste freelancers die ik ken volledig vrijwillig zelfstandig geworden. Sommigen hebben zelfs een vaste job hiervoor opgezegd. Mezelf inclusief. We hebben ervaring opgedaan als werknemers, gemerkt dat we beter functioneren zonder een baas boven ons hoofd en de knoop doorgehakt. En hoe heftig de ups en downs soms ook zijn, we doen het met hart en ziel.

Hopelijk heb ik met deze blogpost deze vijf vooroordelen over thuiswerken wat opgehelderd. Gelukkig is het einde van deze pandemie dankzij de vaccins stilletjesaan in zicht. Onze vrijheid lijkt weer dichterbij dan ooit, en dat is ook voor freelancers een hoopvol gevoel. We functioneren nu eenmaal beter als de vrije vogels die we zijn.

Het bericht 5 vooroordelen over thuiswerken die de pandemie de wereld uit hielp verscheen eerst op Karibu Design.

Werk management: Asana

Oh Asana, je bent werkelijk mijn work wife. Deze ‘work management tool’ doet precies dat; je werk overzichtelijk en duidelijk managen. Zowel online als via een app heb je makkelijk toegang tot al je taken en opdrachten. Je kan grote projecten indelen in kleine subtaken, elk met een eigen deadline. Je kan verder ook andere teamleden toevoegen en taken aan hen toewijzen, je voortgang binnen een project bekijken in een prachtige tijdlijn om te checken of je nog op schema zit, …

Zelf gebruik ik Asana in de gratis versie. Ik zet zowel werk voor klanten als eigen werk bij mijn taken, want ik durf wel eens werk voor mijn eigen zaak te laten liggen. Asana schept op met het feit dat teams 45 procent efficiënter worden. Ook al kan ik het niet in cijfers uitdrukken, mijn productiviteit en efficiëntie is dankzij Asana vast en zeker gestegen! Ik heb een duidelijk overzicht van mijn lopende projecten en kleinere taken verdwijnen niet langer in de put der vergetelheid. Handig detail: je kan Asana koppelen aan bijvoorbeeld Google Calendar.

Asana is er voor je webbrowser of als mobiele app, gratis of betalend.

Time tracking: Harvest

En vanuit Asana (of je eigen onbedwingbare nood aan structuur) kom je vanzelf uit bij een time tracking tool. Als je vaak veel langer aan iets werkt dan je van plan was, je graag je bestede tijd wat duidelijker in kaart wil brengen of simpelweg omdat je op uurtarief werkt, heb je een time tracker nodig. Ik gebruik hiervoor Harvest. Ten eerste is Harvest erg simpel in gebruik, voor de meeste zaken gratis en je kan de koppeling maken met Asana zodat je van daaruit meteen je taken kan tracken! I. love. it.

In de gratis versie kan je twee ‘projecten’ lopende hebben. Ik verdeel deze gewoon op in ‘Karibu werk’ en ‘Klant werk’, en voeg aan die projecten al mijn taken toe. Om tijd te tracken klik je gewoon op het groene plusje, kiest je taak, en gaan! Je kan ook handmatig tijd gaan invoeren of getrackte tijd wijzigen. Handig als je een keertje vergeet de timer te stoppen. Je kan de tijd die je aan taken spendeert in diverse overzichten en grafieken bekijken en zelfs een uurtarief toevoegen voor bepaalde taken. Zo zie je meteen wat je harde werk oplevert!

Harvest is er eveneens als online toepassing of beschikbaar als app, gratis of betalend.

Administratie: Moneybird

Die Nederlanders zijn toch slimme jongens. Het Nederlandse Moneybird is een online boekhoudprogramma waarin je werkelijk alles van je bedrijf kan bijhouden. Inkomende en uitgaande facturen, offertes, kostennota’s, je tarieven, … Met Moneybird hoef ik me nooit zorgen te maken over mijn facturen, want het automatische systeem stuurt voor jou herinneringen uit op vastgelegde momenten. Je kan gebruik maken van hun factuursjablonen of zelf een sjabloon maken voor een professioneel ogende factuur of offerte.

Desalniettemin heb ik ook een boekhouder, maar door Moneybird kan ik zelf veel meer structuur brengen in mijn administratie. Dat scheelt werk voor mijn boekhouder, en zo spaar ik weer wat uit! Door het bewaren van al je papierwerk in een steeds toegankelijk online archief in plaats van in je kasten, draag je ook weer je steentje bij voor het milieu. En natuurlijk is het gewoon superhandig om al je administratie steeds bij de hand te hebben via je computer of smartphone.

Moneybird is er vanaf 10 euro per maand. Hiervoor heb je onbeperkte facturen, offertes en verwerking van documenten, enkel zijn het aantal banktransacties die je kan opslaan beperkt. Ik gebruik deze functie zelf sowieso niet, dus voor 10 euro zit je meestal meer dan goed. Ook zowel online als voor op je smartphone!

Dag- en weekschema: TimeTune

Met zoveel dingen om te doen en vaak zo weinig tijd, plan ik mijn volledige week zo nauwkeurig mogelijk in. Van opstaan tot ik weer naar bed ga – ik heb een schema voor mijn volledige dag. Een beetje zot? Misschien, maar door alles in tijdsblokken op te delen verlies ik minder tijd door na te denken over wat ik nog allemaal moet/wil doen vandaag. Zo heb ik ook meer rust in mijn hoofd en kan me in de ‘me-time blokken’ echt ontspannen zonder schuldgevoel.

Natuurlijk gebruik ik deze app meer als richtlijn dan dat ik me er steevast aan houd. Met een baby en een hoop dieren is het ook niet realistisch om te verwachten dat je dag op de minuut gepland kan worden. Maar het zorgt wel voor structuur en ik merk dat ik veel bewuster omga met tijd, en zo dus ook minder tijd verlies. 

TimeTune is er als mobiele app voor Android.

Kalender: Google Calendar

Er is erg veel keuze als het gaat over online agenda’s. Ik gebruik Google Calendar, gewoon omdat alle functionaliteiten die ik nodig heb hier aanwezig zijn en Google meestal integreert met diverse andere toepassingen. Ik heb verschillende agenda’s die ik in één overzicht tegelijk kan zien. Zowel mijn persoonlijke als mijn zakelijke afspraken en taken zet ik erin, zelfs huishoudelijke taakjes en herinneringen voor privéfacturen!

Een tijdje heb ik een papieren agenda geprobeerd, maar daar ben ik snel mee gestopt. Ik ben zo iemand die dat ding overal laat liggen en uiteindelijk nog alle afspraken op haar smartphone inplant, dus nu versiert mijn prachtige agenda onze boekenkast …

De anti-afleiding: Forest

Soms heb ik van die dagen dat ik aan 101 andere dingen denk. ‘Oei, dat moest ik nog opzoeken!’, ‘Oh, die mail moet ik nog eens lezen!’ of ‘Had ik die leuke trui nu al besteld?’ … Iedereen kent het wel. Voor zo’n dagen heb ik Forest. Forest is een app voor je browser of telefoon die je op een leuke manier gefocust houdt. Je stelt in hoelang je ononderbroken wil werken, bijvoorbeeld 25 minuten, en Forest laat in de tussentijd een mooie boom voor je groeien. Als je de app sluit of een verboden site opent, gaat de boom dood. De verboden pagina’s kies je zelf. Ga voor sites die tijd opslorpen zoals Facebook, YouTube, online shops, …

Na een tijdje heb je een heus bos geplant! Nog een leuk detail – Voor elke boom die je plant krijg je coins die kan je uitgeven aan nieuwe boomsoorten. Je kan ze ook doneren aan het goede doel Trees for the Future, een organisatie die daadwerkelijk nieuwe bomen plant!

Ben je niet zo voor deze bosvariant? Er bestaan ook zakelijkere apps zoals StayFocusd voor Google Chrome.

Sportschema-app

Of je nu traint met paarden, je fiets of je loopschoenen; als je sportieve ambities hebt, is een goed schema essentieel. Voor mijn paarden heb ik een uitgekiend schema om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van de week voldoende getraind zijn voor een wedstrijd. Voor dit schema maak ik ook gebruik van een app, speciaal ontwikkeld voor ruiters met meerdere paarden. Zo’n apps bestaan voor zo goed als alle sporten, zoals bijvoorbeeld RunKeeper voor lopers.

Ik merk dat ik door het gebruik van dit schema efficiënter train en niet langer elke dag moet nadenken over wat ik vandaag precies moet trainen. Daarnaast voel ik me ook niet langer schuldig over een vrije dag, want goed getimede rust is ook een erg belangrijk onderdeel van een goed trainingsschema. Nu plan ik mijn trainingen in met het oog op mijn persoonlijke en werkkalender en omgekeerd, en zo kan ik op bijna magische wijze toch werk, privé en hobby combineren.

Met deze zeven apps voor timemanagement heb ik mijn dagelijkse leven (bijna) altijd onder controle. Mijn leven met huisje, tuintje, kindje en beestje(s) is zeker druk, maar ik zou het nooit anders willen. En naast deze zeven apps reken ik nog op drie onmisbare factoren: Mijn geduldige vriend, mijn poetsvrouw en mijn dagelijkse dosis koffie. 😉 Benieuwd naar nog meer voordelen die je hebt als je van thuis werkt? Of hoe je met de nadelen slim kan omgaan? Dat lees je hier!

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht Mijn 7 onmisbare apps voor timemanagement verscheen eerst op Karibu Design.

Je bent elke dag wel aan het werk

Nadeel
Eén van de grootste valkuilen van thuiswerk is zeker dat je elke dag wel aan het werk bent. Op zondagavond kijk ik vaak terug op mijn week en denk: ‘Oeps, ik heb deze week élke dag iets voor mijn werk gedaan’. En meestal vind ik dat helemaal niet erg, maar het is toch wel belangrijk dat je probeert om minstens één dag in de week helemaal vrijaf te nemen.

Niet ‘vlug’ een mail beantwoorden, geen snelle check van je websitestatistieken, … Gewoon niets. Eventjes mentaal afstand nemen is essentieel. Ik voel me altijd veel frisser als ik na een dag rust weer aan de slag ga.

Voordeel

Het voordeel hier zit ‘m in het feit dat je elke dag KAN werken. Heb je onverwachts plannen die niet doorgaan tijdens je weekend en heb je dus een paar uurtjes vrij, dan kan je die in je job investeren. Dat levert dan later in de week weer een beetje vrije tijd op. Als webdesigner is het ook essentieel dat ik elke dag bereikbaar ben voor klanten die met dringende vragen of problemen zitten. Zij profiteren er meteen van mee dat ik in geval van nood pijlsnel kan reageren.

Mijn aanpak

Ik probeer mijn werk zoveel mogelijk te plannen. Hierbij let ik er steeds op dat ik zeker één vrije dag in de week heb. Ik moet wel toegeven dat ik op die dag vaak toch nog snel mijn mails check, omdat ik niet wil dat klanten lang op een antwoord moeten wachten. Mijn oplossing daarvoor: Een auto-reply instellen voor mijn vrije dag, en klanten met een dringend probleem verwijzen naar mijn gsm-nummer!

Mensen weten dat je altijd thuis bent

Nadeel

Als mensen weten dat je van thuis uit werkt, verdelen ze zich al snel in twee groepen: Zij die onverwacht langs komen omdat ze weten dat je toch thuis bent en ervan uit gaan dat je wel ‘even tijd kan maken’, en zij die wel beseffen dat thuis werken niet gelijk staat aan steeds tijd kunnen vrijmaken. Dus in naam van alle thuiswerkers: Ja, we zijn thuis. Maar we zijn OOK op ons werk.

Dus neen, we kunnen niet alles laten vallen en neen, ik heb echt nog geen tijd gehad om het huis spik-en-span te krijgen voor eventuele verrassingsbezoekjes. Ik ben van mezelf uit al tamelijk allergisch aan mensen die zonder aankondiging plots voor je deur staan. Voeg daar dan nog een fulltime job als zelfstandige en een baby van vijf maanden aan toe, en je kan je voorstellen dat ik hier écht geen fan van ben.

Voordeel

Aan de andere kant vind ik het super dat ik vrienden en familie vaker kan zien op deze manier. Mijn beste vriendin (ook de meter van onze baby) is ook zelfstandig en heeft soms tussen twee afspraken tijd om eventjes binnen te springen. Ze stuurt vooraf een berichtje om te vragen of het past, en zo kunnen we regelmatig een halfuurtje bijpraten terwijl ze haar metekindje nog eens kan zien.

Mijn aanpak

Mijn ideale aanpak heb ik nog niet gevonden. Ik vind het erg moeilijk om mensen die al voor de deur staan uit te leggen dat ik eigenlijk geen tijd heb. Dus laat ik ze maar binnen in de hoop dat ze maar even blijven, maar dat is bijna nooit het geval. En zo zit ik vaak ‘s avonds toch nog te werken om mijn planning overeind te kunnen houden. Ik heb me heilig voorgenomen om vanaf nu onverwacht bezoek enkel binnen te laten met de melding: ‘Fijn dat je even op de baby wil komen letten, wat lief! Net wat ik nodig heb om die belangrijke opdracht af te kunnen werken. De koffie weet je staan hé!’ 😉

(Sociale) isolatie

Nadeel

En het (onverwachte) bezoek brengt me meteen bij het volgende kenmerk van thuiswerk: (Sociale) isolatie. Je zit niet alleen de hele week tussen dezelfde vier muren, je hebt op een standaard werkdag bijna geen sociaal contact. Ik heb gelukkig twee honden en een baby, dus hier is altijd wel leven in de brouwerij.

Maar ‘s ochtends vertrekt mijn vriend al voor 6 uur naar zijn werk, en vaak is hij de eerste volwassene waar ik mee praat als hij in de vroege avond thuis komt. Het gebrek aan collega’s speelt op de ene dag meer op dan de andere, maar het is zeker een gemis als thuiswerker.

Voordeel

Ik ben gelukkig wel iemand die het prima vindt om alleen te werken. Mijn eigen systeem, mijn eigen aanpak, geen baas die me vertelt hoe ik iets moet doen, … Dat was en is nog steeds mijn perfecte werkomgeving. Ik ben geboren voor het leven als zelfstandige. Verder heb ik in het algemeen meer behoefte aan rust en structuur dan anderen, en bij thuiswerk heb je dit helemaal in de hand.

Mijn aanpak

Elke woensdagnamiddag neem ik vrij om mijn week te ‘breken’. Samen met baby ga ik iets leuks doen en ontmoet ik familie of vrienden. Op die dag werk ik ‘s ochtends en in de avond gewoon wat meer. Ook probeer ik vaak met klanten te Skypen in plaats van kil heen en weer te mailen. Tenslotte maak ik volop gebruik van mijn gratis belminuten om regelmatig eens een belletje te doen naar mijn vriend, mijn ouders of vriend(inn)en tijdens hun pauzes.

Privé en werk gescheiden houden

Nadeel

Het is voor velen die uit huis gaan werken al een probleem, het gescheiden houden van privé en werk. Dus bij thuiswerk is dit probleem nog moeilijker om op te lossen. Het is erg moeilijk om fysiek en mentaal afstand te nemen van je job als je laptop en bureau steeds maar een paar meter van je verwijderd zijn. Als mijn vriend vrijaf heeft, vind ik het zo goed als onmogelijk om me volledig te kunnen focussen.

De verleiding om dan het werk aan de kant te schuiven en met ons drietjes iets leuks te gaan doen, is op zo’n dagen enorm groot. Ook heb ik de ‘slechte’ gewoonte om mijn laptop mee te nemen als we bij onze ouders gaan eten. Ik denk dan dat ik alvast wat vooruit kan werken als er zich een vrij moment voordoet, maar eigenlijk ondermijn ik zo de vrije tijd die ik op dat moment zou kunnen hebben.

Voordeel

Als je van je werk houdt, vind je het eigenlijk niet heel erg dat de lijn tussen werk en privé zo dun is. Het zijn vaak de mensen in je directe omgeving die meestal de indruk hebben dat je eigenlijk altijd aan het werk bent. Net zoals bij het eerste punt is hier ook het voordeel dat je dit helemaal zelf in de hand hebt en, mits je geen dringende deadlines hebt, je nogal met je planning kan schuiven.

Mijn aanpak

Wat voor mij het best werkt is het hebben van een aparte kantoorruimte thuis. Zo maak ik de scheiding tussen privé en werk toch iets tastbaarder, en kan ik op het einde van de dag toch letterlijk een deur achter me sluiten. Ik besef dat niet iedereen hiertoe de mogelijkheid heeft, maar het inrichten van een ‘werkhoek’ heeft al ongeveer hetzelfde effect. Verder heb ik ook twee laptops; eentje voor werk, en eentje voor privé. Zo kom ik niet zo snel in de verleiding om tijdens het werk ‘even’ die leuke foto’s van het weekend te bekijken of even een spelletje te spelen. En tenslotte kan ik niet vaak genoeg hameren op het belang van een goed werkschema!

Onproductieve dagen

Nadeel

Je kent ‘t wel, van die dagen dat je 101 leukere dingen kan bedenken om te doen dan je werk. Je staart naar je dagplanning op je computerscherm, en voor je het weet zit je al een uur naar oude Facebookfoto’s van je ex-studiegenoten te kijken. Of je zit plots aan dia 27 van ‘de grappigste celebrity lookalikes’. Ik heb voornamelijk last van de werk-blues als ik aan het begin sta van een grote opdracht of als het buiten 25 graden en zonnig is.

Maar ook als alles mee zit, kan je soms dagen hebben dat je naar je gevoel al twee uur aan het werk bent, terwijl er nog maar 20 minuten om zijn. Niets gaat vooruit, je zit zonder inspiratie en bent elke drie minuten afgeleid.

Voordeel

Wat hier nu in godsnaam een voordeel aan kan zijn? Wel, zo’n onproductieve dagen komen nooit alleen. Net als onproductieve dagen soms opduiken, heb je soms ook extra productieve dagen! Van die dagen waar je overloopt van de ideeën en alles vanzelf lijkt te gaan. Bij thuiswerk heb je dan het voordeel dat je op die dagen/momenten ook effectief aan de slag kan gaan! Je hoeft niet te wachten tot maandag en je hoeft ook niet eerst naar kantoor te rijden. Je neemt je laptop of notablok, en knallen maar!

Mijn aanpak

Gelukkig heb ik niet al te vaak last van onproductieve dagen. Ik probeer zoveel mogelijk afwisseling in mijn schema te stoppen zodat elke dag er weer een beetje anders uitziet. Verder let ik er op dat ik niet meer dan twee uur aan één stuk aan dezelfde opdracht moet werken. Als ik me overweldigd voel door een grote brok werk, probeer ik die zoveel mogelijk in kleinere stukjes te verdelen. Ik krijg een enorme boost van het kunnen afvinken van dingen. Dan voel ik me productief, al vink ik op mijn lijstje slechts ‘lijstje maken’ af. Eén vinkje leidt snel naar meerdere vinkjes, en zo ben je toch alweer bezig. Ook een goeie tip: De Pomodoro-techniek. Hierbij werk je met hulp van een timer of kookwekker steeds 25 minuten aan stuk, gevolgd door een korte pauze.

Hopelijk ben je na dit blogartikel wat wijzer geworden over thuiswerk. Zolang je een flinke dosis discipline en liefde voor je werk op tafel kan leggen, zit je gebeiteld. Maak een goed schema, maar wees ook niet te streng voor jezelf. Plan realistische deadlines die je makkelijk kan halen en zorg voor minstens één volledig werkvrije dag in de week. Succes!

Katrien

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je beneden in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!

Het bericht 5 voordelen bij de nadelen van thuiswerk verscheen eerst op Karibu Design.