Ken je dat gevoel, wanneer je je aan het einde van de dag afvraagt waar die 24 uur allemaal gebleven zijn? Met een full-time job als zelfstandig onderneemster, een baby van zes maanden, een halve dierentuin aan huis en een pittig trainingsschema voor mijn sport, is het voor mij elke dag weer een uitdaging om alles gedaan te krijgen. Maar … ik heb een geheim: 7 apps voor timemanagement en programma’s die mijn leven op alle vlakken een stuk makkelijker maken en me bij de pinken houden! Ik verklap ze je graag in dit artikel.
Werk management: Asana
Oh Asana, je bent werkelijk mijn work wife. Deze ‘work management tool’ doet precies dat; je werk overzichtelijk en duidelijk managen. Zowel online als via een app heb je makkelijk toegang tot al je taken en opdrachten. Je kan grote projecten indelen in kleine subtaken, elk met een eigen deadline. Je kan verder ook andere teamleden toevoegen en taken aan hen toewijzen, je voortgang binnen een project bekijken in een prachtige tijdlijn om te checken of je nog op schema zit, …
Zelf gebruik ik Asana in de gratis versie. Ik zet zowel werk voor klanten als eigen werk bij mijn taken, want ik durf wel eens werk voor mijn eigen zaak te laten liggen. Asana schept op met het feit dat teams 45 procent efficiënter worden. Ook al kan ik het niet in cijfers uitdrukken, mijn productiviteit en efficiëntie is dankzij Asana vast en zeker gestegen! Ik heb een duidelijk overzicht van mijn lopende projecten en kleinere taken verdwijnen niet langer in de put der vergetelheid. Handig detail: je kan Asana koppelen aan bijvoorbeeld Google Calendar.
Asana is er voor je webbrowser of als mobiele app, gratis of betalend.
Time tracking: Harvest
En vanuit Asana (of je eigen onbedwingbare nood aan structuur) kom je vanzelf uit bij een time tracking tool. Als je vaak veel langer aan iets werkt dan je van plan was, je graag je bestede tijd wat duidelijker in kaart wil brengen of simpelweg omdat je op uurtarief werkt, heb je een time tracker nodig. Ik gebruik hiervoor Harvest. Ten eerste is Harvest erg simpel in gebruik, voor de meeste zaken gratis en je kan de koppeling maken met Asana zodat je van daaruit meteen je taken kan tracken! I. love. it.
In de gratis versie kan je twee ‘projecten’ lopende hebben. Ik verdeel deze gewoon op in ‘Karibu werk’ en ‘Klant werk’, en voeg aan die projecten al mijn taken toe. Om tijd te tracken klik je gewoon op het groene plusje, kiest je taak, en gaan! Je kan ook handmatig tijd gaan invoeren of getrackte tijd wijzigen. Handig als je een keertje vergeet de timer te stoppen. Je kan de tijd die je aan taken spendeert in diverse overzichten en grafieken bekijken en zelfs een uurtarief toevoegen voor bepaalde taken. Zo zie je meteen wat je harde werk oplevert!
Harvest is er eveneens als online toepassing of beschikbaar als app, gratis of betalend.
Administratie: Moneybird
Die Nederlanders zijn toch slimme jongens. Het Nederlandse Moneybird is een online boekhoudprogramma waarin je werkelijk alles van je bedrijf kan bijhouden. Inkomende en uitgaande facturen, offertes, kostennota’s, je tarieven, … Met Moneybird hoef ik me nooit zorgen te maken over mijn facturen, want het automatische systeem stuurt voor jou herinneringen uit op vastgelegde momenten. Je kan gebruik maken van hun factuursjablonen of zelf een sjabloon maken voor een professioneel ogende factuur of offerte.
Desalniettemin heb ik ook een boekhouder, maar door Moneybird kan ik zelf veel meer structuur brengen in mijn administratie. Dat scheelt werk voor mijn boekhouder, en zo spaar ik weer wat uit! Door het bewaren van al je papierwerk in een steeds toegankelijk online archief in plaats van in je kasten, draag je ook weer je steentje bij voor het milieu. En natuurlijk is het gewoon superhandig om al je administratie steeds bij de hand te hebben via je computer of smartphone.
Moneybird is er vanaf 10 euro per maand. Hiervoor heb je onbeperkte facturen, offertes en verwerking van documenten, enkel zijn het aantal banktransacties die je kan opslaan beperkt. Ik gebruik deze functie zelf sowieso niet, dus voor 10 euro zit je meestal meer dan goed. Ook zowel online als voor op je smartphone!
Dag- en weekschema: TimeTune
Met zoveel dingen om te doen en vaak zo weinig tijd, plan ik mijn volledige week zo nauwkeurig mogelijk in. Van opstaan tot ik weer naar bed ga – ik heb een schema voor mijn volledige dag. Een beetje zot? Misschien, maar door alles in tijdsblokken op te delen verlies ik minder tijd door na te denken over wat ik nog allemaal moet/wil doen vandaag. Zo heb ik ook meer rust in mijn hoofd en kan me in de ‘me-time blokken’ echt ontspannen zonder schuldgevoel.
Natuurlijk gebruik ik deze app meer als richtlijn dan dat ik me er steevast aan houd. Met een baby en een hoop dieren is het ook niet realistisch om te verwachten dat je dag op de minuut gepland kan worden. Maar het zorgt wel voor structuur en ik merk dat ik veel bewuster omga met tijd, en zo dus ook minder tijd verlies.
TimeTune is er als mobiele app voor Android.
Kalender: Google Calendar
Er is erg veel keuze als het gaat over online agenda’s. Ik gebruik Google Calendar, gewoon omdat alle functionaliteiten die ik nodig heb hier aanwezig zijn en Google meestal integreert met diverse andere toepassingen. Ik heb verschillende agenda’s die ik in één overzicht tegelijk kan zien. Zowel mijn persoonlijke als mijn zakelijke afspraken en taken zet ik erin, zelfs huishoudelijke taakjes en herinneringen voor privéfacturen!
Een tijdje heb ik een papieren agenda geprobeerd, maar daar ben ik snel mee gestopt. Ik ben zo iemand die dat ding overal laat liggen en uiteindelijk nog alle afspraken op haar smartphone inplant, dus nu versiert mijn prachtige agenda onze boekenkast …
De anti-afleiding: Forest
Soms heb ik van die dagen dat ik aan 101 andere dingen denk. ‘Oei, dat moest ik nog opzoeken!’, ‘Oh, die mail moet ik nog eens lezen!’ of ‘Had ik die leuke trui nu al besteld?’ … Iedereen kent het wel. Voor zo’n dagen heb ik Forest. Forest is een app voor je browser of telefoon die je op een leuke manier gefocust houdt. Je stelt in hoelang je ononderbroken wil werken, bijvoorbeeld 25 minuten, en Forest laat in de tussentijd een mooie boom voor je groeien. Als je de app sluit of een verboden site opent, gaat de boom dood. De verboden pagina’s kies je zelf. Ga voor sites die tijd opslorpen zoals Facebook, YouTube, online shops, …
Na een tijdje heb je een heus bos geplant! Nog een leuk detail – Voor elke boom die je plant krijg je coins die kan je uitgeven aan nieuwe boomsoorten. Je kan ze ook doneren aan het goede doel Trees for the Future, een organisatie die daadwerkelijk nieuwe bomen plant!
Ben je niet zo voor deze bosvariant? Er bestaan ook zakelijkere apps zoals StayFocusd voor Google Chrome.
Sportschema-app
Of je nu traint met paarden, je fiets of je loopschoenen; als je sportieve ambities hebt, is een goed schema essentieel. Voor mijn paarden heb ik een uitgekiend schema om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van de week voldoende getraind zijn voor een wedstrijd. Voor dit schema maak ik ook gebruik van een app, speciaal ontwikkeld voor ruiters met meerdere paarden. Zo’n apps bestaan voor zo goed als alle sporten, zoals bijvoorbeeld RunKeeper voor lopers.
Ik merk dat ik door het gebruik van dit schema efficiënter train en niet langer elke dag moet nadenken over wat ik vandaag precies moet trainen. Daarnaast voel ik me ook niet langer schuldig over een vrije dag, want goed getimede rust is ook een erg belangrijk onderdeel van een goed trainingsschema. Nu plan ik mijn trainingen in met het oog op mijn persoonlijke en werkkalender en omgekeerd, en zo kan ik op bijna magische wijze toch werk, privé en hobby combineren.
Met deze zeven apps voor timemanagement heb ik mijn dagelijkse leven (bijna) altijd onder controle. Mijn leven met huisje, tuintje, kindje en beestje(s) is zeker druk, maar ik zou het nooit anders willen. En naast deze zeven apps reken ik nog op drie onmisbare factoren: Mijn geduldige vriend, mijn poetsvrouw en mijn dagelijkse dosis koffie. 😉 Benieuwd naar nog meer voordelen die je hebt als je van thuis werkt? Of hoe je met de nadelen slim kan omgaan? Dat lees je hier!
Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je in voor de nieuwsbrief om updates te krijgen!
