Berichten

Ken je dat gevoel, wanneer je je aan het einde van de dag afvraagt waar die 24 uur allemaal gebleven zijn? Met een full-time job als zelfstandig onderneemster, een baby van zes maanden, een halve dierentuin aan huis en een pittig trainingsschema voor mijn sport, is het voor mij elke dag weer een uitdaging om alles gedaan te krijgen. Maar … ik heb een geheim: 7 apps en programma’s die mijn leven op alle vlakken een stuk makkelijker maken en me bij de pinken houden! Ik verklap ze je graag in dit artikel.

Werk management: Asana

Oh Asana, je bent werkelijk mijn work wife. Deze ‘work management tool’ doet precies dat; je werk overzichtelijk en duidelijk managen. Zowel online als via een app heb je makkelijk toegang tot al je taken en opdrachten. Je kan grote projecten indelen in kleine subtaken, elk met een eigen deadline. Je kan verder ook andere teamleden toevoegen en taken aan hen toewijzen, je voortgang binnen een project bekijken in een prachtige tijdlijn om te checken of je nog op schema zit, …

Een duidelijk overzicht van al je taken en hun deadlines.

Zelf gebruik ik Asana in de gratis versie. Ik zet zowel werk voor klanten als eigen werk bij mijn taken, want ik durf wel eens werk voor mijn eigen zaak te laten liggen. Asana schept op met het feit dat teams 45 procent efficiënter worden. Ook al kan ik het niet in cijfers uitdrukken, mijn productiviteit en efficiëntie is dankzij Asana vast en zeker gestegen! Ik heb een duidelijk overzicht van mijn lopende projecten en kleinere taken verdwijnen niet langer in de put der vergetelheid. Handig detail: je kan Asana koppelen aan bijvoorbeeld Google Calendar.

Asana is er voor je webbrowser of als mobiele app, gratis of betalend.

Time tracking: Harvest

En vanuit Asana (of je eigen onbedwingbare nood aan structuur) kom je vanzelf uit bij een time tracking tool. Als je vaak veel langer aan iets werkt dan je van plan was, je graag je bestede tijd wat duidelijker in kaart wil brengen of simpelweg omdat je op uurtarief werkt, heb je een time tracker nodig. Ik gebruik hiervoor Harvest. Ten eerste is Harvest erg simpel in gebruik, voor de meeste zaken gratis en je kan de koppeling maken met Asana zodat je van daaruit meteen je taken kan tracken! I. love. it.

Mijn (nog lege) timesheet voor vandaag. Leuk detail: de motiverende quotes!

In de gratis versie kan je twee ‘projecten’ lopende hebben. Ik verdeel deze gewoon op in ‘Karibu werk’ en ‘Klant werk’, en voeg aan die projecten al mijn taken toe. Om tijd te tracken klik je gewoon op het groene plusje, kiest je taak, en gaan! Je kan ook handmatig tijd gaan invoeren of getrackte tijd wijzigen. Handig als je een keertje vergeet de timer te stoppen. Je kan de tijd die je aan taken spendeert in diverse overzichten en grafieken bekijken en zelfs een uurtarief toevoegen voor bepaalde taken. Zo zie je meteen wat je harde werk oplevert!

Harvest is er eveneens als online toepassing of beschikbaar als app, gratis of betalend.

Administratie: Moneybird

Die Nederlanders zijn toch slimme jongens. Het Nederlandse Moneybird is een online boekhoudprogramma waarin je werkelijk alles van je bedrijf kan bijhouden. Inkomende en uitgaande facturen, offertes, kostennota’s, je tarieven, … Met Moneybird hoef ik me nooit zorgen te maken over mijn facturen, want het automatische systeem stuurt voor jou herinneringen uit op vastgelegde momenten. Je kan gebruik maken van hun factuursjablonen of zelf een sjabloon maken voor een professioneel ogende factuur of offerte.

Desalniettemin heb ik ook een boekhouder, maar door Moneybird kan ik zelf veel meer structuur brengen in mijn administratie. Dat scheelt werk voor mijn boekhouder, en zo spaar ik weer wat uit! Door het bewaren van al je papierwerk in een steeds toegankelijk online archief in plaats van in je kasten, draag je ook weer je steentje bij voor het milieu. En natuurlijk is het gewoon superhandig om al je administratie steeds bij de hand te hebben via je computer of smartphone.

Moneybird is er vanaf 10 euro per maand. Hiervoor heb je onbeperkte facturen, offertes en verwerking van documenten, enkel zijn het aantal banktransacties die je kan opslaan beperkt. Ik gebruik deze functie zelf sowieso niet, dus voor 10 euro zit je meestal meer dan goed. Ook zowel online als voor op je smartphone!

Dag- en weekschema: TimeTune

Met zoveel dingen om te doen en vaak zo weinig tijd, plan ik mijn volledige week zo nauwkeurig mogelijk in. Van opstaan tot ik weer naar bed ga – ik heb een schema voor mijn volledige dag. Een beetje zot? Misschien, maar door alles in tijdsblokken op te delen verlies ik minder tijd door na te denken over wat ik nog allemaal moet/wil doen vandaag. Zo heb ik ook meer rust in mijn hoofd en kan me in de ‘me-time blokken’ echt ontspannen zonder schuldgevoel.

Natuurlijk gebruik ik deze app meer als richtlijn dan dat ik me er steevast aan houd. Met een baby en een hoop dieren is het ook niet realistisch om te verwachten dat je dag op de minuut gepland kan worden. Maar het zorgt wel voor structuur en ik merk dat ik veel bewuster omga met tijd, en zo dus ook minder tijd verlies. Benieuwd naar mijn gemiddelde dagschema?

6u30: Opstaan
7u00: Werk
8u00: Een halfuurtje huishoudelijk werk
8u30: Werk
9u00: Een uurtje quality time met baby
10u00: Werk
10u30: Sporten
12u30: Lunchpauze voor mij en baby
14u00: Werk
15u30: Baby-tijd
16u00: Werk
18u00: Avondeten en quality time met mijn gezin
19u30: Nog een uurtje werken
22u00: Naar bed!

TimeTune is er als mobiele app voor Android.

Kalender: Google Calendar

Er is erg veel keuze als het gaat over online agenda’s. Ik gebruik Google Calendar, gewoon omdat alle functionaliteiten die ik nodig heb hier aanwezig zijn en Google meestal integreert met diverse andere toepassingen. Ik heb verschillende agenda’s die ik in één overzicht tegelijk kan zien. Zowel mijn persoonlijke als mijn zakelijke afspraken en taken zet ik erin, zelfs huishoudelijke taakjes en herinneringen voor privéfacturen!

Een tijdje heb ik een papieren agenda geprobeerd, maar daar ben ik snel mee gestopt. Ik ben zo iemand die dat ding overal laat liggen en uiteindelijk nog alle afspraken op haar smartphone inplant, dus nu versiert mijn prachtige agenda onze boekenkast …

De anti-afleiding: Forest

Soms heb ik van die dagen dat ik aan 101 andere dingen denk. ‘Oei, dat moest ik nog opzoeken!’, ‘Oh, die mail moet ik nog eens lezen!’ of ‘Had ik die leuke trui nu al besteld?’ … Iedereen kent het wel. Voor zo’n dagen heb ik Forest. Forest is een app voor je browser of telefoon die je op een leuke manier gefocust houdt. Je stelt in hoelang je ononderbroken wil werken, bijvoorbeeld 25 minuten, en Forest laat in de tussentijd een mooie boom voor je groeien. Als je de app sluit of een verboden site opent, gaat de boom dood. De verboden pagina’s kies je zelf. Ga voor sites die tijd opslorpen zoals Facebook, YouTube, online shops, …

Na een tijdje heb je een heus bos geplant! Nog een leuk detail – Voor elke boom die je plant krijg je coins die kan je uitgeven aan nieuwe boomsoorten. Je kan ze ook doneren aan het goede doel Trees for the Future, een organisatie die daadwerkelijk nieuwe bomen plant!

Ben je niet zo voor deze bosvariant? Er bestaan ook zakelijkere apps zoals StayFocusd voor Google Chrome.

Sportschema-app

Of je nu traint met paarden, je fiets of je loopschoenen; als je sportieve ambities hebt, is een goed schema essentieel. Voor mijn paarden heb ik een uitgekiend schema om ervoor te zorgen dat ze aan het einde van de week voldoende getraind zijn voor een wedstrijd. Voor dit schema maak ik ook gebruik van een app, speciaal ontwikkeld voor ruiters met meerdere paarden. Zo’n apps bestaan voor zo goed als alle sporten, zoals bijvoorbeeld RunKeeper voor lopers.

Ik merk dat ik door het gebruik van dit schema efficiënter train en niet langer elke dag moet nadenken over wat ik vandaag precies moet trainen. Daarnaast voel ik me ook niet langer schuldig over een vrije dag, want goed getimede rust is ook een erg belangrijk onderdeel van een goed trainingsschema. Nu plan ik mijn trainingen in met het oog op mijn persoonlijke en werkkalender en omgekeerd, en zo kan ik op bijna magische wijze toch werk, privé en hobby combineren.


Met deze zeven apps heb ik mijn dagelijkse leven (bijna) altijd onder controle. Mijn leven met huisje, tuintje, kindje en beestje(s) is zeker druk, maar ik zou het nooit anders willen. En naast deze zeven apps reken ik nog op drie onmisbare factoren: Mijn geduldige vriend, mijn poetsvrouw en mijn dagelijkse dosis koffie. 😉

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je rechts in voor de nieuwsbrief om wekelijkse updates te krijgen!

Thuiswerk – ik doe het nu al bijna anderhalf jaar als zelfstandige, en ik kan je wel vertellen dat ik in die tijd aan den lijve heb kunnen ondervinden of de clichés omtrent werken van thuis kloppen of niet. Wil jij ook ooit van thuis uit werken, ben je misschien een collega-thuiswerker of ben je gewoon benieuwd naar hoe het er in de praktijk aan toe gaat? Lees dan hier mijn vijf voordelen bij de nadelen van thuiswerk.

Je bent elke dag wel aan het werk

Thuiswerk: Elke dag aan het werk

Nadeel

Eén van de grootste valkuilen van thuiswerk is zeker dat je elke dag wel aan het werk bent. Op zondagavond kijk ik vaak terug op mijn week en denk: ‘Oeps, ik heb deze week élke dag iets voor mijn werk gedaan’. En meestal vind ik dat helemaal niet erg, maar het is toch wel belangrijk dat je probeert om minstens één dag in de week helemaal vrijaf te nemen.

Niet ‘vlug’ een mail beantwoorden, geen snelle check van je websitestatistieken, … Gewoon niets. Eventjes mentaal afstand nemen is essentieel. Ik voel me altijd veel frisser als ik na een dag rust weer aan de slag ga.

Voordeel

Het voordeel hier zit ‘m in het feit dat je elke dag KAN werken. Heb je onverwachts plannen die niet doorgaan tijdens je weekend en heb je dus een paar uurtjes vrij, dan kan je die in je job investeren. Dat levert dan later in de week weer een beetje vrije tijd op. Als webdesigner is het ook essentieel dat ik elke dag bereikbaar ben voor klanten die met dringende vragen of problemen zitten. Zij profiteren er meteen van mee dat ik in geval van nood pijlsnel kan reageren.

Mijn aanpak

Ik probeer mijn werk zoveel mogelijk te plannen. Hierbij let ik er steeds op dat ik zeker één vrije dag in de week heb. Ik moet wel toegeven dat ik op die dag vaak toch nog snel mijn mails check, omdat ik niet wil dat klanten lang op een antwoord moeten wachten. Mijn oplossing daarvoor: Een auto-reply instellen voor mijn vrije dag, en klanten met een dringend probleem verwijzen naar mijn gsm-nummer!

Mensen weten dat je altijd thuis bent

Thuiswerk: Je bent altijd thuis

Nadeel

Als mensen weten dat je van thuis uit werkt, verdelen ze zich al snel in twee groepen: Zij die onverwacht langs komen omdat ze weten dat je toch thuis bent en ervan uit gaan dat je wel ‘even tijd kan maken’, en zij die wel beseffen dat thuis werken niet gelijk staat aan steeds tijd kunnen vrijmaken. Dus in naam van alle thuiswerkers: Ja, we zijn thuis. Maar we zijn OOK op ons werk.

Dus neen, we kunnen niet alles laten vallen en neen, ik heb echt nog geen tijd gehad om het huis spik-en-span te krijgen voor eventuele verrassingsbezoekjes. Ik ben van mezelf uit al tamelijk allergisch aan mensen die zonder aankondiging plots voor je deur staan. Voeg daar dan nog een fulltime job als zelfstandige en een baby van vijf maanden aan toe, en je kan je voorstellen dat ik hier écht geen fan van ben.

Voordeel

Aan de andere kant vind ik het super dat ik vrienden en familie vaker kan zien op deze manier. Mijn beste vriendin (ook de meter van onze baby) is ook zelfstandig en heeft soms tussen twee afspraken tijd om eventjes binnen te springen. Ze stuurt vooraf een berichtje om te vragen of het past, en zo kunnen we regelmatig een halfuurtje bijpraten terwijl ze haar metekindje nog eens kan zien.

Mijn aanpak

Mijn ideale aanpak heb ik nog niet gevonden. Ik vind het erg moeilijk om mensen die al voor de deur staan uit te leggen dat ik eigenlijk geen tijd heb. Dus laat ik ze maar binnen in de hoop dat ze maar even blijven, maar dat is bijna nooit het geval. En zo zit ik vaak ‘s avonds toch nog te werken om mijn planning overeind te kunnen houden. Ik heb me heilig voorgenomen om vanaf nu onverwacht bezoek enkel binnen te laten met de melding: ‘Fijn dat je even op de baby wil komen letten, wat lief! Net wat ik nodig heb om die belangrijke opdracht af te kunnen werken. De koffie weet je staan hé!’ 😉

(Sociale) isolatie

Thuiswerk: (sociale) isolatie

Nadeel

En het (onverwachte) bezoek brengt me meteen bij het volgende kenmerk van thuiswerk: (Sociale) isolatie. Je zit niet alleen de hele week tussen dezelfde vier muren, je hebt op een standaard werkdag bijna geen sociaal contact. Ik heb gelukkig twee honden en een baby, dus hier is altijd wel leven in de brouwerij.

Maar ‘s ochtends vertrekt mijn vriend al voor 6 uur naar zijn werk, en vaak is hij de eerste volwassene waar ik mee praat als hij in de vroege avond thuis komt. Het gebrek aan collega’s speelt op de ene dag meer op dan de andere, maar het is zeker een gemis als thuiswerker.

Voordeel

Ik ben gelukkig wel iemand die het prima vindt om alleen te werken. Mijn eigen systeem, mijn eigen aanpak, geen baas die me vertelt hoe ik iets moet doen, … Dat was en is nog steeds mijn perfecte werkomgeving. Ik ben geboren voor het leven als zelfstandige. Verder heb ik in het algemeen meer behoefte aan rust en structuur dan anderen, en bij thuiswerk heb je dit helemaal in de hand.

Mijn aanpak

Elke woensdagnamiddag neem ik vrij om mijn week te ‘breken’. Samen met baby ga ik iets leuks doen en ontmoet ik familie of vrienden. Op die dag werk ik ‘s ochtends en in de avond gewoon wat meer. Ook probeer ik vaak met klanten te Skypen in plaats van kil heen en weer te mailen. Tenslotte maak ik volop gebruik van mijn gratis belminuten om regelmatig eens een belletje te doen naar mijn vriend, mijn ouders of vriend(inn)en tijdens hun pauzes.

Privé en werk gescheiden houden

Thuiswerk: privé en werk gescheiden houden

Nadeel

Het is voor velen die uit huis gaan werken al een probleem, het gescheiden houden van privé en werk. Dus bij thuiswerk is dit probleem nog moeilijker om op te lossen. Het is erg moeilijk om fysiek en mentaal afstand te nemen van je job als je laptop en bureau steeds maar een paar meter van je verwijderd zijn. Als mijn vriend vrijaf heeft, vind ik het zo goed als onmogelijk om me volledig te kunnen focussen.

De verleiding om dan het werk aan de kant te schuiven en met ons drietjes iets leuks te gaan doen, is op zo’n dagen enorm groot. Ook heb ik de ‘slechte’ gewoonte om mijn laptop mee te nemen als we bij onze ouders gaan eten. Ik denk dan dat ik alvast wat vooruit kan werken als er zich een vrij moment voordoet, maar eigenlijk ondermijn ik zo de vrije tijd die ik op dat moment zou kunnen hebben.

Voordeel

Als je van je werk houdt, vind je het eigenlijk niet heel erg dat de lijn tussen werk en privé zo dun is. Het zijn vaak de mensen in je directe omgeving die meestal de indruk hebben dat je eigenlijk altijd aan het werk bent. Net zoals bij het eerste punt is hier ook het voordeel dat je dit helemaal zelf in de hand hebt en, mits je geen dringende deadlines hebt, je nogal met je planning kan schuiven.

Mijn aanpak

Wat voor mij het best werkt is het hebben van een aparte kantoorruimte thuis. Zo maak ik de scheiding tussen privé en werk toch iets tastbaarder, en kan ik op het einde van de dag toch letterlijk een deur achter me sluiten. Ik besef dat niet iedereen hiertoe de mogelijkheid heeft, maar het inrichten van een ‘werkhoek’ heeft al ongeveer hetzelfde effect. Verder heb ik ook twee laptops; eentje voor werk, en eentje voor privé. Zo kom ik niet zo snel in de verleiding om tijdens het werk ‘even’ die leuke foto’s van het weekend te bekijken of even een spelletje te spelen. En tenslotte kan ik niet vaak genoeg hameren op het belang van een goed werkschema!

Onproductieve dagen

Thuiswerk: Onproductieve dagen

Nadeel

Je kent ‘t wel, van die dagen dat je 101 leukere dingen kan bedenken om te doen dan je werk. Je staart naar je dagplanning op je computerscherm, en voor je het weet zit je al een uur naar oude Facebookfoto’s van je ex-studiegenoten te kijken. Of je zit plots aan dia 27 van ‘de grappigste celebrity lookalikes’. Ik heb voornamelijk last van de werk-blues als ik aan het begin sta van een grote opdracht of als het buiten 25 graden en zonnig is.

Maar ook als alles mee zit, kan je soms dagen hebben dat je naar je gevoel al twee uur aan het werk bent, terwijl er nog maar 20 minuten om zijn. Niets gaat vooruit, je zit zonder inspiratie en bent elke drie minuten afgeleid.

Voordeel

Wat hier nu in godsnaam een voordeel aan kan zijn? Wel, zo’n onproductieve dagen komen nooit alleen. Net als onproductieve dagen soms opduiken, heb je soms ook extra productieve dagen! Van die dagen waar je overloopt van de ideeën en alles vanzelf lijkt te gaan. Bij thuiswerk heb je dan het voordeel dat je op die dagen/momenten ook effectief aan de slag kan gaan! Je hoeft niet te wachten tot maandag en je hoeft ook niet eerst naar kantoor te rijden. Je neemt je laptop of notablok, en knallen maar!

Mijn aanpak

Gelukkig heb ik niet al te vaak last van onproductieve dagen. Ik probeer zoveel mogelijk afwisseling in mijn schema te stoppen zodat elke dag er weer een beetje anders uitziet. Verder let ik er op dat ik niet meer dan twee uur aan één stuk aan dezelfde opdracht moet werken. Als ik me overweldigd voel door een grote brok werk, probeer ik die zoveel mogelijk in kleinere stukjes te verdelen. Ik krijg een enorme boost van het kunnen afvinken van dingen. Dan voel ik me productief, al vink ik op mijn lijstje slechts ‘lijstje maken’ af. Eén vinkje leidt snel naar meerdere vinkjes, en zo ben je toch alweer bezig. Ook een goeie tip: De Pomodoro-techniek. Hierbij werk je met hulp van een timer of kookwekker steeds 25 minuten aan stuk, gevolgd door een korte pauze.

Hopelijk ben je na dit blogartikel wat wijzer geworden over thuiswerk. Zolang je een flinke dosis discipline en liefde voor je werk op tafel kan leggen, zit je gebeiteld. Maak een goed schema, maar wees ook niet te streng voor jezelf. Plan realistische deadlines die je makkelijk kan halen en zorg voor minstens één volledig werkvrije dag in de week. Succes!

Katrien

Vond je dit een leuk artikel? Deel het dan via de knoppen hieronder en schrijf je rechts in voor de nieuwsbrief om wekelijkse updates te krijgen!